I. Verantwortlicher
Charité – Universitätsmedizin Berlin
Charitéplatz 1
10117 Berlin
Telefon: +49 30 450 – 0
E-Mail: info@charite.de
II. Datenschutzbeauftragte:r
Datenschutzbeauftragte:r
Charité – Universitätsmedizin Berlin
Charitéplatz 1
10117 Berlin
E-Mail: datenschutzbeauftragte@charite.de
III. Zweck und Umfang der Datenverarbeitung
Die Charité – Universitätsmedizin Berlin verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen der Nutzung der webbasierten Anwendung ethikPool zur elektronischen Durchführung der berufsrechtlichen Beratung von Forschungsvorhaben sowie damit zusammenhängender Anfragen, Nachreichungen und Änderungsanzeigen.
Die Anwendung dient insbesondere:
- der Registrierung von Nutzer:innen
- der elektronischen Antragstellung
- der Bearbeitung durch die zuständige Geschäftsstelle
- der verfahrensbezogenen Kommunikation
- der Dokumentation von Verfahrensabläufen und Stellungnahmen
Für die Bereitstellung und den Betrieb der Anwendung setzt die Charité die Software ethikPool der Smart-Q Softwaresysteme GmbH, Lise-Meitner-Allee 4, 44801 Bochum, ein.
Die Smart-Q Softwaresysteme GmbH wird als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO tätig. Es besteht ein entsprechender Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Verarbeitung erfolgt im Auftrag und nach Weisung der Charité.
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Systemen innerhalb der Europäischen Union.
Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt.
Der Zugang zum System erfolgt für Antragstellende mittels Benutzername und Passwort. Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung ist ausschließlich für Kommissionsmitglieder vorgesehen.
IV. Kategorien der verarbeiteten Daten
1. Registrierung und Anmeldung
Im Rahmen der Registrierung und Anmeldung werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:
- Personenstammdaten (z. B. Name, Titel, Anrede)
- Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift)
- Organisationszugehörigkeit (z. B. Klinik, Institut, Unternehmen)
- Zugangsdaten (Benutzername, Passwort)
- Einwilligungen (Datenschutz, Nutzungsbedingungen)
Zusätzlich werden folgende technische Daten verarbeitet:
- IP-Adresse
- Datum und Uhrzeit der Registrierung bzw. Anmeldung
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Bereitstellung und Absicherung des Zugangs zur Anwendung.
2. Nutzung der Anwendung
Im Rahmen der Nutzung von ethikPool werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:
- Daten von Antragstellenden sowie weiterer im Verfahren benannter Personen
- Kontaktdaten
- Antrags- und Projektdaten
- verfahrensbezogene Kommunikation (z. B. Rückfragen, Stellungnahmen)
- ggf. abrechnungsrelevante Daten
V. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von:
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
- Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse)
in Verbindung mit den einschlägigen gesetzlichen Grundlagen, insbesondere:
- Berliner Hochschulgesetz (BerlHG)
- einschlägige berufsrechtliche Regelungen
- handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (§ 257 HGB, § 147 AO)
VI. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung der berufsrechtlichen Beratung erforderlich ist.
In der Regel gilt:
- Verfahrensbezogene Daten werden bis zu 10 Jahre nach Abschluss des Verfahrens gespeichert
- Eine darüber hinausgehende Speicherung erfolgt nur, sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder weitere Verfahren angeschlossen werden
VII. Empfänger von Daten
Innerhalb der Charité erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich:
- an interne zuständige Stellen
- an Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO (insbesondere IT-Dienstleister)
- an öffentliche Stellen im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen
Eine Übermittlung in Staaten außerhalb der Europäischen Union erfolgt nicht.
VIII. Betroffenenrechte
Sie haben folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren:
Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61
10555 Berlin
IX. Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.
